Alerta por Email – Solicitud de aprobación de documento

Una vez que tenemos configurado un sistema de aprobación en SAP Business One, es posible tomar este modelo y mejorar la comunicación entre los usuarios que solicitan la aprobación y los autorizadores a través de mensajes de correo electrónico. Esto facilita la comunicación entre los solicitantes y los autorizadores y no depender del mismo SAP Business One al recibir una alerta cuando un usuario tiene que autorizar, o en otro caso, cuando un usuario espera la confirmación de autorización.

CASO: Todos los documentos de órdenes de venta, creados por el usuario Bill Levine, deberán ser autorizados por el usuario Enrique Hurtado.

Los usuarios deben tener configurado el correo electrónico en los datos maestros de usuario.

Configuración de los datos maestros de usuario

Usuario Administrador – Aprobador

Usuario de ventas – Solicitador

Creamos una etapa de autorización para el responsable de autorizar las órdenes de venta.

Creamos el modelo de autorización para las Órdenes de Venta

Autor

Documentos

Etapas

Condiciones

Una vez, configurador el modelo, los solicitantes y aprobadores, procederemos a crear una Orden de Venta.

Cuando procedemos a crear el documento, aparece la ventana de solicitud de autorización. Colocamos unos comentarios, y hacemos clic en OK. Veremos en nuestra bandeja de entrada un email con la comunicación de la solicitud de autorización.

En SAP Business One también veremos las alertas internas que llegan al autorizador.

Cuando el autorizador autoriza la Orden de Venta en el SAP Business One, deberá realizar la misma operación de autorización que el sistema tiene programado.

Cuando la decisión sea autorizado el usuario solicitante recibirá un email con la decisión.

También recibirá una alerta interna de SAP Business One.

La operación de registro de la orden de venta estará completada cuando el usuario solicitador cree la orden de venta.

Nota: Se podría generar cualquier tipo de Regla de negocio para aprobar cualquier tipo de documento en SAP Business One.